各位寿星:
夏去秋来，在这个金秋送爽的季节，我们又迎来了九月的生日会；无论季节怎样变化，都无法阻挡我们追求快乐的步伐。
来吧，寿星们！带上你的欢乐，带上你的掌声，带上你的笑容！参加九月份生日会！为XX公司祝福，为九月寿星祝福，为我们自己祝福！
一、 活动时间：20xx年9月28日星期三 16:00——18:00
二、 活动地点：公司培训室
三、 参加对象：公司9月过生日的员工 详细名单见附件
四、 活动内容： 为9月生日员工庆祝生日
五、 活动注意事项：
期待寿星们的准时参加，因特殊原因不能参加活动的寿星，请在28日下午15：00以前通知人力资源部, 电话：
人力资源部
20xx年9月27日
结构
标题
由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。如例文，“阿里巴巴年终客户答谢会邀请函”及活动主题标语——“网聚财富主角”。活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。例文
中的主题标语——“网聚财富主角”独具创意，非常巧妙地将“网”——阿里巴巴网络技术有限公司与“网商”——“财富主角”用一个充满动感的动词“聚”字紧密地联结起来，既传达了阿里巴巴与尊贵的“客户”之间密切的合作关系，也传达了“阿里人”对客户的真诚敬意。若将“聚”和“财”连读，“聚财”又通俗、直率地表达了合作双方的合作愿望，可谓“以言表意”、“以言传情”，也恰到好处地暗合了双方通过网络平台实现利益共赢的心理。
称谓
邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×总经理（局长）”。
正文
邀请函的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。
正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。
例文中，正文分为三个自然段。其中第二段写明了“20xx年终客户答谢会”举办的缘由、时间、地点、活动安排”。（看原文）
第一段开头语——“过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。”和第三段结束语——“让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！”，既反映了主办方对合作历史的回顾，即与“网商”精诚合作，真诚为客户服务的经营宗旨，又表达了对未来的美好展望，阿里巴巴愿与网商共同迎接财富，共享快乐。
这两句话独立成段，简要精炼，语义连贯，首尾照应，符合礼仪文书的行文要求，可谓是事务与礼仪的完美结合。
落款
落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。
办理流程
一、邀请单位的申请报告（申请报告内容包括：被邀请人的姓名、背景资料、来访目的，来华期间主要活动计划，计划行程日期等）。
二、邀请函原件（英文），要求邀请单位负责人签字后加盖单位公章。
三、邀请单位出具的担保函，要求法人代表签字并加盖单位公章，担保函中注明"被邀请人在华期间如有任何违法行为有我公司负责"。
四、邀请单位的营业执照复印件（加盖单位公章）。
五、被邀请人的护照复印件（可用传真复印件） （办理来华邀请函申请报告，办理来华担保函范本，办理来华邀请函范本请看相关下载）
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