无纸化办公系统分析报告
无纸化办公系统分析报告
无纸化办公系统分析报告
1.有效地提高了工作效率
提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主一、推广无纸化办公带来的便捷要的出发点。而现代企业规模日益扩大，管理者与被管理者之间的沟通协作愈加困难，而借住办公自动化系统软件，通过网络传输等方式，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力。同时，运用电脑进行操作后，文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。
2.更好地体现了绿色环保
无纸化办公除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，“绿色环保”也是企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少。既节约了使用纸张以及打印、装订等相关费用，又符合国家提倡的绿色环保政策。
据此，有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年，纸张将被彻底“扫下办公桌”，代之以经济高效的数字化网络办公新模式；有人进行了大胆的测算，宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木，从而为全球植被保护做出巨大的贡献
二、推广无纸化办公面临的阻力
1.对办公自动化系统的理解差别很大
较传统的办公形式而言，“无纸化办公”有两个突出的优点：节省能耗、方便快捷。不过，此形式虽然被提出了很多年，但要真正做到“无纸化”还是比较困难的。办公自动化的核心问题是如何提高日常办公效率的问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会
议管理、资料管理、档案管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。
而以上提到的种种日常工作，每个企业之间都有不同的管理办法与工作流程，即工作标准不统一的问题。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广，主要是财务系统有国家的政策和标准支持，有比较规范的做法可遵循，而目前办公自动化系统还做不到。
2.使用人员的思想意识还需提高
“无纸化办公”还需要员工有良好的意识去执行，这一点也是比较难坚持得。另外，现代化办公环境对公司员工整体素质要求较高，至少能够熟练地操作相关设备、设施，才能确保整个工作流程的顺畅。
还有，过分依赖机器存储信息、资料不免会遭受意外因素的影响，比如电脑病毒、机器故障、人为盗用等情况的发生。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。
可信息化带来的便利却更多，例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公已得到人们的认同。还有新一代的办公自动化系统提供了处理各个环节的相关知识，确保每一个使用者，都能够随时随地根据需要，向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
3.办公自动化技术也需要不断创新
在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。
其中一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。
目前在多数企业中电子文档还无法完全取代纸质文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。因为网络技术以及电子产品的不断更新，导致电子文档的安全性成为使用者最担心的事情。
因此，如何使办公自动化系统形成的电子文档即具备纸质公文的严肃性，又能够保证办公自动化系统的系统安全、及时更新是推广无纸化办公的一个重大课题。
4.与其他系统的集成必将成为瓶颈
在企业工作的人们都知道，一般除了OA系统，企业信息化还有很多内容，例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统、CAD、CAPP等等。目前企业的应用现状是：由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系，导致大量的重复劳动，也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性无法保证，个人、部门之间难于进行信息共享，领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的，即使想集成也存在很多难度，特别是数据库不统一造成集成难度增加，更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。
总之，我个人认为任何新旧事物的更替都是一个自然的过程，完全没有必要进行过多的主观干预。在条件允许的情况下完全可以进行一些尝试。